Association, organisme scientifique de recherche ou de santé, vous cherchez à rassembler l'ensemble des professionnels d'un secteur scientifique, nous sommes là pour vous accompagner.
Forts d'une expérience de 20 ans en tant qu'agence PCO, nous connaissons les intérêts et les enjeux dans l'organisation de ce type d'événement. Nous prendrons en charge les tâches administratives, logistiques et de coordination pour vous laissez vous concentrer sur l'essentiel, le contenu et vos convives.
Rassemblez, partagez, fédérez.
A chaque étape de l'organisation de votre congrès, symposium ou conférence, un interlocuteur privilégié entouré d'une équipe de chef.fes de projets expérimenté.es seront là pour piloter, encadrer et garantir le bon déroulement de votre événement.
> Mise en place d'un retro planning.
> Elaboration d'un budget.
> Mise en place de mandat ou convention de facturation.
> Points d'avancement réguliers.
> Recherche, négociation, et coordination des prestataires.
> Mise en place des outils de communication.
La planification générale passe par la mise en place d'outils de travail digitaux pour faciliter l'expérience des participants, exposants et intervenants et permettre aux organisateur de briller.
Selon vos objectifs et vos besoins nous mettrons en place les outils de communication nécessaires pour faire rayonner votre événement. Nous avons développé en interne des outils digitaux que nous mettrons au profil de votre événement.
> Création d'un site internet dédié.
> Proposition d'une identité visuelle.
> Création de supports de communication (programmes, flyers, affiches, ...).
> Campagne d'emailing.
> Création et édition des badges, attestations de présence.
A travers notre plateforme de création de sites internet événementiels, nous construirons ensemble les formulaires d'inscription et d'appels à communication correspondant à vos besoins. Nous serons le secrétariat général de votre événement, le point d'entrée des questions des participants sur leurs inscriptions, leurs paiements et facturation.
> Création de formulaires avec ou sans paiement en ligne.
> Hotline.
> Création d'un email dédié.
> Paramétrage des emails automatiques d'inscription.
> Gestion des bon de commande (CHORUS).
> Gestion de la facturation & des remboursements.
> Rapport et envoi du listing des inscrits.
> Newsletters et notifications aux participants, intervenants et partenaires.
Rassemblez
Partagez
Fédérez
Contactez-nous au 01 88 60 06 48.
Il y a toujours une place importante aux échanges informels lors d'un événement et nous aimons y prêter attention ! Nous mettrons tout en oeuvre pour que la soirée de votre événement marque les esprits de vos participants.
Lieux insolites, salons de l'hôtel de ville, dîner croisière, il existe de nombreuses façon de fédérer vos participants. L'équipe dédiée à votre événement vous proposera différentes options selon vos besoins pour coordonner cette soirée.
> Prospection des lieux et des prestataires potentiels.
> Présentation détaillée et repérage si nécessaire.
> Négociation des prix.
> Testing de la partie restauration.
> Gestion de la coordination des prestataires.
> Accueil sur place.
La dernière étape de votre événement est l'une des plus importantes : celle du bilan global de votre événement. Le chef.fe de projet dédié.e établiera un bilan financier récapitulant l'ensemble des recettes et charges de votre événement, incluant notre prestation. Il vous restituera l'ensemble des documents comptables chiffrés.
En parrallèle, nous synthétiserons l'ensemble des points d'évolution via une liste de recommandations qui vous serviront pour les futures éditions de votre événement.
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